Ich bin am überlegen, ob IMAP oder POP benötigt werden. Tendiere jedoch zu IMAP, weil dort bei einem versehentlichen verändern des Systems des Nutzers die Mails definitiv noch da sind. Ich rechne eigentlich nur mit einer sporadischen Nutzung des Servers, da der Mailservice im Rahmen einer Kampagne angeboten werden soll, um Mitgliedern eines Vereins den Einstieg in das Internet zu erleichtern (Kosten für Postaufwand sind einfach zu hoch bzw. durch E-Mail zu reduzieren).
Neben IMAP sollte schon ein WebMailer wie Roundmail, AtMail, Horde oder Squirel zur Verfügung stehen. Da es sich um Einsteiger handelt, werden die wenigsten wohl viel Speicher beanspruchen. Ich denke dass man mit einer 260 bis 320 Platte auskommen sollte. Ein späteres Update ist natürlich nicht ausgeschlossen und sollte kein Problem sein. Die Redundanz würde ich fast vernachlässigen, da das System halt nur einen kleinen (relativ unbedeutenden) Personenkreis anspricht und ich eh davon ausgehe, dass der Anbieter es schafft den Server bei 98%, braucht man erst einmal keine Absicherungen bezüglich dessen.
Kosten sollte es natürlich nichts - wenn es nach dem CEO geht. Ich denke aber, dass zwischen 80 und 120€ reichen müssten. Mehr Geld monatlich zur Verfügung zu stellen (für ein Experiment mit ungewissen Ausgang) ist schwer zu erklären. Ich muss dazu sagen, dass sämtliche Kommunikation in diesem Verein via Post (Unternehmens-Post & in Kooperation mit der Post) stattfindet.