ich würde es folgendermaßen machen

Ebene 1:
Order /gallery wird durchsucht
es wird geprüft ob in der mysql tabelle ein eintrag für den ordnernamen existiert
JA > Weitere Informationen werden aus der Datenbank gelesen
NEIN > Es wird ein leerer Datenbankeintrag (nur mit ID und Name des Ordners) erstellt

Man klickt auf einener Ordner
Ebene 2:
Ordner /gallery/unterordner wird durchsucht
es wird geprüft ob in der mysql tabelle ein eintrag für den dateinamen existiert
JA > Weitere Informationen werden aus der Datenbank gelesen
NEIN > Es wird ein leerer Datenbankeintrag (nur mit ID und Name der Datei) erstellt

ACP
Nun zum ACP (Admin Control Panel)
Auf der ersten Seite des ACP werden alle Einträge ohne Inhalt gezeigt.
Diese kannst du bearbeiten
Zudem lassen sich natürlich sämtliche andere Datenbankeinträge ändern

Hinweis
Natürlich solltest du auch ein Update Script schreiben, das prüft ob alle Ordner / Dateien noch vorhanden sind.
Wenn du öfter Dateien umbenennst sammelst du sonst viel Datenmüll

hmm jo schon ganz gut würde das ganze folgendermassen gliedern:
/ (scripts)
/gallery (ordner der der ordnung dient)
/gallery/cat (ordner nach kategoriern (bzw. artwork) wo die full pic's drin liegen)
/gallery/cat/thumbs (ordner für thumbnails)
so das script zum anschauen sollte eigendlich relativ klar sein... zuerst holt er sich die pic's aus dem cat/thumbs ordner (ident per dateiname ... der ist einzigartig, also brauchst du keine ID in der mysql)
Auf der Full holt er sich dann per dateiname die infos aus einer mysqltabelle.
ACP:
Bild Upload via <form> mit cat etc setzen, und gleich infos in eine tabelle schreiben.
Dazu halt noch bearbeiten etc ... halt was man so braucht
ich empfele dir noch in der mysql tabelle auch die Pic rubrik zu vermerken, weil in den einzelnen ordnern die dateinamen zwar einzigarteig sein müssen aber es z.b. /cat1/1.jpg und /cat2/1.jpg geben kann