Ich persönlich finde Ubuntu gut. Wobei ich mir die anderen lange nicht angeschaut habe. Deine Anforderungen erfüllen wohl alle drei.
Hast du denn noch Infos zur Maschine oder zu den Nutzern? Sind es Windows-Umsteiger oder lernen sie alles neu? Wie professionell ist das ganze? Also gibt es mehrere Mail-Adressen und braucht man somit ein Verzeichnis oder ähnliche Dienste?

Ich kann mad zustimmen. Alle genannten Distributionen legen ihren Schwerpunkt auf Benutzerfreundlichkeit und möglichst leichte Bedienung. Persönlich benutzt habe ich bisher nur Ubuntu und OpenSuSE. Der Hauptunterschied zwischen den beiden sollte Yast sein. Falls dir Yast nichts sagt, es ist eine Art allumfassendes Systemadministrationswerkzeug, auch bekannt als eierlegende Wollmilchsau. Während dessen Ubuntu lieber auf einzelne Einstellungsdialoge setzt.
Da könntest du nach deinem eigenen Geschmack bzw. nach dem Vorlieben deines Mitnutzers entscheiden.
Fedora scheint, soweit ich weiß, sich eher an Ubuntu zu orientieren.

Ich kenne Arch (nutze selber Gentoo, hat viele Ähnlichkeiten).
Aber solange ein nicht Linuxprofi das System bedienen muss, sind Arch, Gentoo und andere selfmade Linuxe fehl am Platz.

Aber ich denke bei den genannten ist es nur noch eine Geschmackssache. Ich kann jetzt von keine der Distributionen abraten, weil sie ungeeignet für den Einsatzzweck wäre.
Du deinem Kollegen, sofern du selbst keinen Favoriten hast, alle drei Systeme mal als Live-CD/DVD zeigen und ihn mal einen Tag damit arbeiten lassen. Nach drei Tagen kann er dir ja dann sagen, mit welcher er am Besten klar kam.

Vlt hilft es ja noch

Also ich würde für Linux DAU einfach Linux Mint empfehlen ist ziemlich gut aufgebaut und die ganzen Pakete von Ubuntu gehen drauf

welche Linuxdistribution du wählst ist mehr oder weniger ein glaubenskrieg. du kannst 50 linuxuser fragen udn alle 50 werden dir eine andere Distribution empfehlen.

wenn du ein modernes stabiles system haben willst empfehle ich dir Fedora oder die jeweils aktuelle Ubuntu LTS version.